Quem nunca interrompeu uma atividade importante para tentar localizar um documento em papel ou arquivo virtual no meio de uma montanha de outros?
A sensação de estar perdendo minutos preciosos só aumenta, à medida em que as mãos procuram ansiosamente o desejado documento ou a ferramenta do seu computador faz aquela lupa girar.
Lidar com a papelada física e virtual deve ser um aprendizado diário para todos nós. Uma mesa de trabalho atulhada de papéis ou um HD que tem todos os arquivos misturados são um cartão de visita muito ruim para o profissional.
Acredite: o excesso de papéis não passa a idéia de trabalho, esforço e dedicação. A imagem que gruda fortemente é a do desleixo e desorganização.
Para começar a corrigir esse tipo de falha, sugiro que você faça uma triagem dos seus documentos físicos e virtuais, separando-os em três grupos:
1# Documentos importantes que devem ser repassados
São documentos que requerem sua análise, autorização e encaminhamento de uma resposta. Na prática, eles chegam até você para serem lidos e receberem um parecer positivo ou negativo. Depois, seguirem viagem rumo ao seu próximo destino, dentro dos trâmites rotineiros de um processo.
2# Documentos importantes que devem ser arquivados
Deverão permanecer com você, pois serão úteis posteriormente, quando necessário. O detalhe é que a mesa de trabalho não é um bom local para guardar papéis, assim como a área de trabalho de seu computador também não será. Pastas físicas e virtuais, devidamente identificadas, são o melhor e mais inteligente modo de mantê-los ao alcance da mão e ao mesmo tempo, bem guardados.
3# Documentos sem importância
Para esses só há um destino: ser deletados ou alimentar o triturador de papéis, sem escalas, a fim de racionalizar espaço e priorizar aquilo que de fato tem valor. Se você os tem arquivados há bastante tempo e nunca teve necessidade de acessá-los, há um sinal evidente de que não passam de entulhos!
O que fazer agora?
Você sabia que existe uma doença chamada “colecionismo”, que faz as pessoas desenvolverem um sentimento de posse extremo que as faz guardar tudo? Logicamente esse não é o problema de 99% dos profissionais. Portanto, exercitar o descarte (sem dor na consciência) da papelada ou arquivos inúteis proporciona uma sensação muito boa de alívio. Repense como estão seus papeis e arquivos. Caso estejam desorganizados, sugiro começar a reestruturação desde já.
